La mayoría de las compañías, inmersas en la rutina, hemos enfocado nuestro de actuación en el más puro «cortoplacismo». Y desconocemos lo que nos puede beneficiar un buen Manual de Procesos.
Nuestras actividades están centradas siempre en el hoy y mañana es considerado un término muy lejano. Y, por supuesto, esto tiene sus repercusiones. Somos incapaces de abarcar todas nuestras tareas. Y la realización de estas se ralentiza por la falta de sistematización. Los cimientos en los que nos basamos son la acción-reacción, solucionando a base de improvisación.
Y, por desgracia, siempre caemos en lo mismo: tratar de recordar que solución utilizamos la última vez. Pero no es una tarea sencilla, al no tenerlo apuntado toca hacer memoria. Recordar la herramienta, la contraseña que pusimos, cómo se utilizaba… y con suerte evitar que se olvide algo. En resumidas cuentas, una enorme pérdida de tiempo.
Pero todo esto tiene solución. Una buena planificación nos permitirá trabajar con perspectiva y estrategia.
Para conseguir esta planificación los mejor es la creación de un Manual de Procesos.
Y con esto, ¿qué es un Manual de Procesos?
Los Manuales de Procesos son también conocidos como Manuales de Operaciones por definición, consisten en: el documento donde se recopila la descripción escrita y gráfica de cómo se ejecutan todos los procesos de una compañía.
En otras palabras, consiste en el documento dónde se detalla cómo se realiza cada una de las tareas de la empresa. Estas tareas pueden ser: la elaboración de un presupuesto, la relación con un cliente o la gestión de redes sociales.
Seguramente desde nuestra perspectiva actual de «apagar fuegos» diarios, esto parezca una pérdida de tiempo. E incluso, nos parezca improductivo dejar por escrito todas las tareas que se realizan dentro de la empresa.
La realización sistemática de un trabajo bien definido es muy importante. Evita errores y permite crear soluciones a largo plazo para lo que pueda acontecer.
Pero, desde luego, cuenta con muchos más beneficios:
#1 Sistematización. Definir los procesos te obliga a reflexionar sobre qué quieres ofrecer a tus clientes. Así como, los estándares de calidad que quieres cumplir. Este deep working, supondrá un aumento de la profesionalidad en tu negocio.
Un negocio documentado es un negocio estable, serio y profesional.
#2 Ahorro de tiempo. Volver a pensar en lo que hiciste, investigar qué herramientas usaste y rezar para que no se te olvide nada. No compensa perder tiempo en lo que ya habíamos pensado previamente. Y con un manual nos ahorramos tener que caminar por el mismo sendero.
#3 Control y mejora de procesos. Hay que evitar pensar que el Manual se escribe un día y se olvida en una carpeta. Todo lo contrario, consiste en un documento vivo, sobre el que hay que volver una y otra vez.
#4 Evitar errores. Tanto propios como de los compañeros. Aunque cuentes con una gran memoria, puedes confundirte en el orden de los pasos o olvidar algún detalle. Estos errores absurdos se pueden evitar.
#5 Mejora el trabajo entre el equipo.“¿Eso no lo tenía que hacer el responsable de atención al cliente y no yo?”. Por supuesto, en las tareas core de cada área no hay dudas. Sin embargo, con otras tareas, la distinción no se verá de forma tan clara.
Junto a cómo y en qué orden en el manual de procesos siempre debe aparecer quién es el responsable de cada tarea.
#6 Delegar. No tener un manual de operaciones te frena a la hora de crecer, delegar y escalar de forma sostenible. Y para ello, es esencial ofrecer a las personas unas instrucciones muy claras y precisas.
#7 Coherencia en la marca. Un valor que en Aries consideramos muy importante. En cualquier franquicia que conozcas el producto/servicio debe ser exactamente igual. Ninguna marca no se puede permitir que sus estándares de calidad varíen.
Sabemos que es una tarea compleja. Pero como has visto, esta propuesta se convertirá en tu mejor socio a la hora de ser productivo y evitar errores.