La comunicación de empresa se ha vuelto muy importante y, precisamente por ello, los empleados ahora escriben más que nunca. De esta forma, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta indispensable en el día a día de cualquier entidad, por lo que es importante conocer algunas pautas de estilo para saber escribir bien un email. De ello depende, en gran medida, la imagen de marca y la de la empresa, así que te damos algunos consejos a continuación.
Por qué es fundamental escribir bien los correos electrónicos profesionales
Los correos electrónicos son una herramienta esencial en cualquier empresa que se precie, y por eso no hay que dejarlos de lado. Es fundamental que aquellos que se dedican a redactarlos sepan a la perfección cómo deben hacerlo.
Hoy en día prácticamente todo el mundo tiene email, pero hay que decir que, a la hora de redactar uno profesional, no se puede escribir de cualquier manera, sino teniendo en cuenta una serie de pautas.
El correo electrónico de una empresa es su carta de presentación en relación a las vías de comunicación que tiene disponibles, de ahí que los trabajadores deban emplear unos minutos de su tiempo en conocer cómo tratar dichos mensajes. Con tan solo invertir 5 o 10 minutos será más que suficiente y los beneficios serán mucho mayores: se dará una buena imagen, existirá una comunicación más clara y fluida (que evitará que haya errores) y la inmediatez será más que evidente, algo muy necesario, especialmente cuando se tratan asuntos de mayor urgencia.
Consejos para redactar bien un email
Para todas aquellas personas que se encargan de enviar correos electrónicos corporativos de manera diaria, hemos recopilado a continuación algunos consejos, para que sepan cómo redactarlos de la mejor forma posible.
Destinatario
Aunque parezca algo obvio, muchas personas se olvidan de a quién dirigen su mensaje y es un paso esencial debido a que, dependiendo de quién sea el destinatario, habrá que utilizar un tono más o menos formal. En cualquier caso, si envías un correo electrónico corporativo, como mínimo, la redacción debe ser correcta y respetuosa.
Asunto
También es importante que escribas solo un asunto en el correo, ya que, si ofreces más información, esto puede dar lugar a confusiones. Es importante que no escribas el asunto en mayúsculas y que resuma lo que dices luego, en el cuerpo del mensaje.
Corrector
Todo el mundo puede pasar por alto una errata. Por este motivo, antes de enviar el mensaje completo, es importante que uses un corrector de textos, para garantizar que esté perfectamente redactado y sin faltas de ortografías.
Claridad
Siempre que escribas un correo corporativo, el mensaje debe ser claro y conciso, ordenando las ideas de más importantes a menos. Si hay algo que crees que es bastante importante puedes resaltarlo con negritas. Además, es recomendable no abusar del uso de las abreviaturas, para que se entienda a la perfección todo el mensaje sin que haya que «descifrar» nada.
Cortesía
En un correo de estas características no pueden faltar los clásicos elementos de cortesía, aunque con el auge de los SMS y el WhatsApp algunas formas se han quedado obsoletas. En el caso de un email corporativo, siempre se deben añadir los saludos y las despedidas más adecuadas.
Es evidente que la comunicación de empresa es fundamental, no solo con terceros, sino también entre los propios empleados. Así, el correo electrónico se constituye como una pieza clave para que todos los que forman parte de la entidad estén perfectamente conectados a través de un sistema rápido y fiable. ¿Te han resultado de utilidad todos estos consejos?
