Hace pocos días, varios ejecutivos de marketing de la misma empresa comentaban: «Fíjate en este detalle tan elegante, acudió a la reunión con una preciosa agenda de piel». Sí, tal cual. Por más que nos encontremos en la era digital, la eficacia y el buen gusto de lo clásico nunca pasan desapercibidos. Este es el caso. Vamos a hablar de la clasificación de las agendas. Una herramienta que nunca pasará de moda. Insustituible tanto a nivel personal como laboral.

¿Por qué es tan importante tener una agenda para organizar tareas? No solo te permite aumentar tu productividad y ahorrar tiempo, sino que con ella puedes vaciar la mente de preocupaciones innecesarias y relajarte. La sencillez del lápiz y el papel es el método humano más eficaz para ayudar a recordar. Y sin tener que depender de gigas, wifis o similares. Gracias a tu agenda, sabes que no se te olvida nada y qué tienes que hacer en cada momento. Año, mes, día y hora.

Una agenda para cada uso

La información se dispersa. A todos nos pasa. El móvil, los pósits, la tableta, diferentes cuadernos… Para concentrarla del modo más práctico, nada mejor que una agenda. Todo en el mismo sitio, organizado y limpio. Fácil de consultar y muy útil.

No obstante, no es lo mismo utilizar una agenda en el sector hostelero que en una gerencia de empresa. El tamaño, el formato, el color, con anillas, en espiral… Son muchos los modelos que existen, pero su aplicación define sus diferencias:

Agenda personal. Es la opción perfecta para que nada se nos olvide (notas, ideas, citas, horas, el listado de la compra, etc.). Nos acompaña donde vayamos, podemos consultarla en todo momento e incluye los contenidos adecuados. De hecho, su memo-plan es similar a un diario resumido. Además, es de ágil transporte y de tamaño pequeño, como el A6.

Agenda de trabajo. Por regla general, suele ser de anillas y de tamaño A5. Por más trabajo y anotaciones que tengas, las anillas tienen la ventaja de poder incorporar hojas si es necesario. Por otro lado, el formato externo (piel, cartón, etc.) es muy duradero y podemos reutilizar la agenda año a año haciendo simplemente un recambio de hojas nuevas. Por último, el formato A5 permite suficiente espacio como para anotar toda tu tarea laboral diaria.

Agenda escolar. Idónea desde el colegio hasta la universidad. Sin duda, es uno de los mejores modos de aprender a organizar tareas de manera individual desde niños. Modelos pequeños (casi siempre económicos) y, en la mayor parte de los casos, con un diseño de agendas de tono informal.

Rasgos comunes de todas las agendas

Sea cual sea la que vayas a utilizar, hay características, atributos y apartados que no han de faltar en ninguna de ellas. Son los siguientes:

  1. Tiene que ofrecer una estructura ordenada y limpia en su interior. En este sentido, se han de diferenciar claramente todos los contenidos (calendario, teléfonos, notas…).
  2. El formato exterior debe ser cómodo y ligero.
  3. La tipografía, si existiera, ha de ser legible y  no presentar degradados o distorsiones.
  4. Diseño gráfico visualmente lógico. Sin mezclas poco coherentes ni gráficos que dificulten la escritura y la lectura.
  5. Un adecuado gramaje del papel.
  6. A ser posible, realizada con materiales ecológicos. Aunque esto queda al gusto del consumidor.

Los directivos de los que hablábamos al principio tomaron una decisión de calidad como estrategia de marketing. Contrataron nuestro servicio integrado de diseño gráfico, innovación e imprenta y, a día de hoy, tanto los trabajadores como los clientes de la empresa lucen con orgullo su agenda personalizada. Resultado: motivación interna, imagen de marca inolvidable y aumento de ventas.

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